كيفية تبسيط كشوف رواتب الشركات الخاصة بك في عام 2023

عندما تدير شركة صغيرة ، فهناك ملايين الأشياء التي يجب عليك تتبعها. التعامل مع العملاء غير الراضين ومحاولة تنمية علامتك التجارية وإدارة موظفيك ، كل ذلك مع الحفاظ على كل شيء منظمًا. إنها ليست مهمة سهلة.

إذا كان بإمكانك جعل أي من العشرات من المهام الإدارية أسهل قليلاً ، فلن تجعل عملك أكثر كفاءة فحسب ، بل سيأخذ شيئًا آخر من لوحة مزدحمة دائمًا. هذا هو المكان الذي يأتي فيه هذا المقال.

ستسلط هذه المقالة الضوء على المشكلات التي يمكن أن تواجهها في كشوف المرتبات الخاصة بك ، وبعض الحلول المحتملة ، ولماذا قد ترغب في الاستعانة بمصادر خارجية في كشوف المرتبات الخاصة بك. بصفتك صاحب عمل صغير ، هناك دائمًا الكثير مما يدور في ذهنك. لا تدع الدفع للناس ليكونوا واحدًا.

المشاكل الشائعة

دفع العمل الإضافي

تفرض الحكومة على جميع الموظفين الذين يعملون أكثر من 40 ساعة في الأسبوع الحصول على تعويض عن العمل الإضافي. يمكن أن يكون تتبع أي من موظفيك يعمل لوقت إضافي ومقدار ذلك أمرًا صعبًا ، خاصةً لأن العمل الإضافي يأتي عادةً من نوع من الظروف المخففة التي تحدث.

إذا أخطأت في أجر العمل الإضافي ، فقد يستغرق الأمر أيامًا من التمشيط عبر السجلات لتصحيح الخطأ بدقة.

الأجر الخاطئ

يمكن أن يؤدي سوء تقدير المدفوعات إلى خسارة أرباح عملك ، واستياء الموظفين ، وإضاعة الكثير من الوقت في محاولة تصحيح الخطأ. إذا كنت توظف أشخاصًا لا يعملون لعدد ثابت من الساعات ، أو ليس لديهم ساعة إلكترونية واضحة في النظام ، فمن الممكن أن تفوتك ساعات عمل أو تدفع مبلغًا إضافيًا.

عندما تجلب موظفين جددًا ، فمن المرجح بشكل خاص حدوث أخطاء في تقدير الأجور لأنه من المحتمل أن تكون قد حدثت في وقت ما في منتصف دورة الدفع.

أخطاء ضريبية

لتوظيف الأشخاص بطريقة متوافقة مع الضرائب ، هناك العديد من النماذج التي تحتاج إلى ملؤها والقواعد التي تحتاج إلى اتباعها. سواء كان الأمر يتعلق بمعرفة معلومات الاستقطاع الضريبي ، أو إصدار W-2s الصحيحة ، أو دفع المبلغ الصحيح بسبب خصومات صاحب العمل ، فمن السهل أن تفوتك خطوة بالغة الأهمية.

ما هي الخطوات التي يمكنك اتخاذها؟

توظيف خدمة الرواتب

يعد تتبع ساعات العمل والعمل الإضافي والضرائب أمرًا كثيرًا بالنسبة لأي صاحب عمل. إذا كانت إدارة كشوف المرتبات الخاصة بك تستغرق وقتًا من أسبوعك ، وتمنعك من القيام بالأشياء التي تولد بالفعل قيمة لعملك ، فيجب أن تفكر في استخدام خدمة كشوف المرتبات. تقوم العديد من الشركات الصغيرة بالاستعانة بمصادر خارجية لكشوف الرواتب الخاصة بهم ، فهي ميسورة التكلفة وفعالة وسهلة. إذا كنت تريد أ نظرة عامة شاملة على أفضل خدمات كشوف المرتبات للشركات الصغيرة ، انقر هنا.

فوائد خدمة الرواتب

-بسعر معقول

-مرن

-يتيح لك الوقت للعمل في عملك

– الفهم المهني للمتطلبات القانونية

– يبسط الضرائب التجارية

– تجربة أفضل للموظفين

بعض الخدمات مناسبة بشكل أفضل لخدمة أنواع مختلفة من الأعمال. ستوجهك المقالة أعلاه إلى أي من قادة الصناعة يمكن أن يكون الأنسب لعملك.

وضع سياسات واضحة

إذا كنت ترغب في إدارة كشوف المرتبات بنفسك ، فهناك بعض الخطوات التي يجب عليك اتخاذها لتحسين العملية الخاصة بك. تأكد من أن كل فرد في شركتك على نفس الصفحة حول كيفية تنفيذ كشوف المرتبات. ضع توقعات واضحة ، وقم بتفويض مسؤوليات محددة.

سيؤدي هذا إلى تجنب الالتباس حول المسؤول عن ماذا ومتى يجب القيام بالأشياء. سيؤدي ذلك أيضًا إلى التخفيف من ارتباك الموظفين وإحباطهم بشأن كيفية حصولهم على رواتبهم وموعد ذلك.

قم بإنشاء هيكل تنظيمي

إن النظام العشوائي حيث تحاول ببساطة أن تتذكر من يحتاج إلى الدفع وما هي الأوراق الضريبية التي يجب تقديمها ، محكوم عليه بالفشل. قم بإعداد خطة تنظيمية تشمل كل ما تحتاجه للقيام بكشوف المرتبات.

قم بتعيين مكان محدد حيث سيتم نقل جميع مستندات العمل. عيّن مكانًا آخر حيث ستذهب الوثائق الضريبية. احتفظ بسجلات واضحة لعدد الأشخاص الذين يعملون ، واحتفظ بكيفية أدائك باستمرار. إذا كان بإمكانك تنفيذ نوع من نظام تسجيل الدخول الرقمي ، فافعل. هذه هي أعلى بكثير من نظام حيث يتعين على الموظفين الإبلاغ عن ساعات بأنفسهم.

خواطر ختامية

يمكن أن تكون إدارة كشوف المرتبات مرهقة ، وتستغرق وقتًا طويلاً ، وهي شيء يأخذك بعيدًا عن القيام بكل ما يجعل عملك ناجحًا. بين تتبع الساعات بدقة ، وإبقاء الموظفين سعداء ، والامتثال للضرائب ، يمكن أن تستغرق إدارة كشوف المرتبات الكثير من العمل. إذا كنت تحاول تشغيل كشوف المرتبات الخاصة بك ، فيجب عليك التأكد من أن لديك سياسات واضحة وهيكل تنظيمي معين.

إذا كنت تتعثر في كشوف المرتبات كل أسبوعين ، فيجب أن تفكر بشدة في الاستعانة بمصادر خارجية لخدمة إدارة كشوف المرتبات.