ترتبط إدارة المبيعات بوظيفة البيع التي ترتبط بدورها بنشاطات المنظمة الإنتاجية والتسويقية التي من خلالها تستعيد المنظمة التكاليف التي أنفقتها وتحصد الأرباح وتحقق النمو المتوقع وتستمر ضمن المنافسة وتزيد من حصتها السوقية أيضاً.
ضمن هذه العملية يبرز الدور الأكبر لمدير المبيعات الذي يُعَدُّ المحرك الرئيس والمنظم لهذه العملية التي تطورت تطوراً كبيراً نتيجة التجارب الكثيرة لمديري المبيعات حول العالم، فإدارة المبيعات تمثل عملية متكاملة وتشمل التخطيط والتوظيف والتدريب والتنظيم والتنسيق لفرق إدارة المبيعات، وبصرف النظر إن كانت هذه المنظمة التي ينتمي إليها الفريق تقدم سلعة أو خدمة، فقيامك بإعداد عملية البيع وتنفيذها هي من أهم الوظائف التي تقوم بها بصفتك مديراً للمبيعات؛ لذا يجب عليك أن تلقي نظرة متعمقة على هذه العملية وتفصيلاتها.
مفهوم عملية إدارة المبيعات:
يتشابه مفهوم إدارة المبيعات مع مفهوم الإدارة بمعناها العام والاختلاف هو من باب التخصص بنشاط محدد وهو البيع فقط، فإدارة المبيعات تعني فن الحصول على الأشياء من خلال الأفراد، ومن خلال هذه العملية تعمل المنظمة على تحقيق الأهداف البيعية من خلال وظائف الإدارة الخمس: “التخطيط، التنظيم، التوظيف، التدريب، القيادة”.
بتفكير بسيط يمكن القول إنَّ دور إدارة المبيعات يتمثل في عملية البيع، ولكنَّ هذا العمل البسيط كما نراه يخفي وراءه عمليات متعددة ومعقدة في جزء منها؛ إذ تنطوي على استخدام تقنيات معينة ومهارات شخصية هامة إضافة إلى الالتزام بمبادئ وقواعد محددة.
عموماً تحتاج عملية إدارة المبيعات إلى اختيار فريق بيع قادر على تنفيذ الأهداف البيعية التي تضعها المنظمة بكفاءة وفاعلية عالية؛ لذا تقع على عاتق إدارة المبيعات القيام بمجموعة من النشاطات الرئيسة لضمان تحقيق تلك الأهداف وهذه النشاطات هي:
- اختيار الموارد البشرية التي سوف تمثل المبيعات.
- وضع البرامج التدريبية الخاصة بالموارد البشرية التي تم اختيارها بحيث تتوافق مع حاجاتها.
- الإشراف ومتابعة الموارد البشرية “ممثلو المبيعات”.
- وضع البرامج التحفيزية الخاصة بممثلي المبيعات سواء المادية منها أم المعنوية.
- وضع برامج التقييم الخاصة بعمل ممثلي المبيعات.
كيف تدير النشاطات البيعية؟
تتضمن عملية إدارة النشاطات البيعية بوصفك مدير المبيعات القيام بالنشاطات والوظائف في مقدمتها:
1. تخطيط نشاط البيع:
يتضمن التخطيط لنشاط البيع مجموعة من المهام الفرعية، ومنها وضع الأهداف العامة التي يجب العمل على تحقيقها، وتحديد سياسية بيع المنتجات الخاصة بالمنظمة، وتحديد أسعار المنتجات، وتحديد الأسواق المستهدفة، وتحديد طرائق الترويج، وتحديد الميزانية اللازمة لعملية الترويج.
2. تنظيم نشاط البيع:
أي إعداد هيكل محدد للعلاقات والروابط مراعياً حجم المنظمة وطبيعة السلع المباعة والتوزع الجغرافي والوضع المالي للمنظمة وللأماكن المختارة، وبتعبير آخر يجب وضع هيكل إداري فعال للموارد البشرية التي يقع على عاتقها إتمام عملية البيع؛ إذ تمثل هذه الفئة صلة الوصل بين المنظمة والعملاء، ويتضمن هذا النشاط ما يأتي:
إعداد الهيكل التنظيمي:
تعمل إدارة المبيعات على تحديد الأقسام الأساسية ووحدات العمل وتحديد الصلاحيات الممنوحة للقوى البيعية؛ وذلك كي يتمكن كل فرد منها بإنجاز الأعمال التي أوكلت إليه على أكمل وجه، وفي الوقت نفسه يعرف كل فرد مهامه وواجباته، وكذلك تحديد العلاقات الرأسية ضمن الهيكل الإداري التي عادة ما تكون “مدير المبيعات، نائب مدير المبيعات، رؤساء أقسام المبيعات، القوى البيعية”، إضافة إلى تحديد العلاقات الأفقية ضمن الهيكل الإداري وعادة ما تكون على الشكل الآتي “مدير الفروع، مدير الشراء، مدير قوى البيع، مدير المالية”.
إصدار الدليل التنظيمي:
الذي يتضمن هيكل الإدارة مع شرح موجز عن دور كل قسم ومورد بشري فيه.
3. المتابعة والتنسيق:
متابعة ما يقوم به مندوبو المبيعات من نشاطات والإشراف عليهم بشكل جيد لتوجيههم عند الحاجة، ويقع على عاتق مدير المبيعات كذلك تنسيق الجهود والنشاطات البيعية مع الإدارات الأخرى، كإدارة التسويق وإدارة الإنتاج وإدارة التخزين وغيرها، إضافة إلى الرقابة وتقييم النشاطات البيعية التي تشمل تحديد المناطق البيعية، وتحديد مسار مندوبي المبيعات، وتحديد نسب البيع، وجمع التقارير اليومية حول سير العمل، والتوصل إلى نتائج من خلال متابعة التقارير اليومية، وإيجاد الحلول للمشكلات التي تصادف مندوبي المبيعات وكل ما يصب في مصلحة تطوير عملية البيع.
كيف تدير الموارد البشرية الخاصة بالنشاطات البيعية؟
- اختيار الموارد البشرية، فقبل أن تقوم باختيار الموارد البشرية يجب أن يتم تحليل العمل ووصفه بدقة؛ وذلك لمعرفة أي الموارد البشرية هي المناسبة وأي المؤهلات العلمية والكفاءات المهنية التي تحتاجها أنت.
- تحديد مصادر الحصول على الموارد البشرية.
- تجهيز الحقيبة التدريبية الخاصة بتدريب الموارد البشرية المختارة، وذلك بغرض حثهم على فهم حيثيات العمل وما هي الأشياء التي يجب عليهم القيام بها بالضبط؛ لذا حدد الاحتياجات التدريبية، وضع البرامج الزمنية لها، وراجعها باستمرار للتكيف مع المتغيرات المحيطة.
- تحديد أساليب التحفيز المناسبة والأوقات التي يجب أن تستخدم فيها التحفيز.
- تحديد التعويضات التي تناسب كافة أقسام الموارد البشرية التابعة لإدارة المبيعات.
- وضع جدول ثابت لتقييم أداء الموارد البشرية وتطبيقه بالتساوي للحصول على حكم صحيح ومنطقي ويعكس حقيقة العمل.
شاهد بالفيديو: 10 نصائح تساعدك على امتلاك مهارات التفاوض
الأسباب التي تدفع لتنظيم إدارة المبيعات:
- تعدد المنتجات التي يمكن أن تتعامل بها إدارة المبيعات.
- الاختلاف في حجم أعداد العملاء أو الزبائن التي تتعامل معهم إدارة المبيعات.
- اتساع وكبر حجم المناطق الجغرافية التي تغطيها المنظمة بمنتجاتها أو خدماتها.
- قرار المنظمة بالدخول إلى مناطق وأسواق جديدة وتسويق منتجاتها فيها.
- قرار المنظمة بترك سوق أو منطقة ما والانسحاب منها.
- دخول المنظمة في سوق المنافسة مع منظمات أخرى تقدم منتجات مماثلة أو بديلة لمنتجات المنظمة الرئيسة.
- توظيف موارد بشرية جديدة ضمن إدارة المبيعات؛ إذ تستلزم هذه العملية عمليات فرعية ضرورية أخرى كالاستقطاب والاختبار والتعيين.
- التطورات العلمية والتكنولوجية المستمرة في العالم وضرورة قيام المنظمة بمواكبتها والاستعداد لكل ما هو جديد، لا سيما مع وجود عمر زمني خاص بكل منتج “قصر دورة حياة المنتجات”.
- العوامل البيئية المحيطة بعمل المنظمة والمؤثرة تأثيراً مباشراً أو غير مباشر في نشاطات المنظمة.
- تعزيز أسلوب العمل الجماعي وبناء فرق العمل.
الأسس التي يمكن أن تتبعها في إدارة المبيعات:
1. التوزيع الجغرافي:
هو الخيار الأول في إدارة المبيعات، ويتميز بسهولته ولا يحتاج إلى جهد كبير؛ وذلك بسبب اتساع حجم الأسواق وضخامة أعداد المستهلكين واختلاف عادات الشراء والاستهلاك بين الشعوب المختلفة، ويتم من خلال هذا التوزيع التقسيم إلى مناطق يشرف عليها مدير مبيعات “مسؤول المنطقة الأولى، مسؤول المنطقة الثانية، مسؤول المنطقة الثالثة وهكذا”، ويشرفون بدورهم على مندوبي مبيعات خاصة بالمنطقة المسؤولين عنها، وعادة ما يفضل أن يكون العاملون فيه من سكان المنطقة نفسها؛ وذلك لتوفير تكاليف السفر والإقامة والسكن ولخبرتهم بالمنطقة وما يناسبها ومعرفتهم الجيدة لخصائص الأسواق لديهم والمستهلكين الخاصين بها.
2. التنظيم السلعي:
يقوم مدير المبيعات هنا بتوزيع العمل وتقسيمه على مساعديه؛ إذ يختص كل منهم بالنشاطات المرتبطة بسلعة محددة فقط، وهذا التنظيم كثير الاستخدام في المنظمات التي تنتج منتجات عديدة وتتميز بأنَّها غير معمرة، ويتميز هذا التنظيم بقدرته على السيطرة ومراقبة المنتجات وكافة التغيرات المرتبطة بها بشكل جيد، وهذا يجعل عملية البيع احترافية بشكل أكبر.
3. التنظيم وفق العملاء:
يُستخدم هذا النوع من التنظيم عندما نواجه مجموعة مختلفة من مستهلكي السلعة نفسها من حيث الخصائص أو الثقافات أو القيم مثل تقديم سلعة نفسها ولتكن محارم ورقية للفنادق والمطاعم والمستشفيات؛ إذ يكون لكل منها قسم خاص ومندوبو مبيعات خاصون أيضاً، ويتميز هذا التنظيم بسهولة تلبية القوى المسؤولة عن البيع لحاجات الزبائن إضافة إلى سهولة رصد ردود الأفعال على المنتجات حسب القطاعات وحسب الزبائن واكتشاف أهم المشكلات التي تواجه الزبائن.
4. التنظيم الوظيفي:
يقوم على مبدأ التخصص؛ إذ توزع المهام حسب الوظائف؛ بمعنى أنَّ مندوب المبيعات يمكن أن يتلقى أوامر عدة من رؤساء عدة، ويتيح هذا التنظيم للمنظمة إمكانية التركيز على بعض المهام الحرجة وتحديد مصادر القوى البيعية اللازمة.
شاهد بالفيديو: 5 خطوات عملية لبناء ثقافة مبيعات ذات ذكاء عاطفي
5. التنظيم وفقاً لوسائل الاتصال:
يستخدم هذا النوع من التنظيم مع المنظمات التي لا تملك فروعاً أو أقساماً أو متاجر خاصة بها، فتعتمد في بيع منتجاتها على الاتصال المباشر بالزبائن عبر استخدام الوسائل التكنولوجية الحديثة “التلفاز، البريد، الهاتف، شبكة الإنترنت، الهاتف المحمول”، ويحقق هذا النوع من التنظيم ميزة الانتشار الواسع؛ إذ يسمح بالاتصال بالزبائن عبر مساحات جغرافية كبيرة ومتباعدة سواء داخل أم خارج الدولة، إضافة إلى توفير تكاليف فتح نقاط للبيع في مناطق مختلفة ناهيك عن تحقيق الاتصال المباشر بينها وبين العملاء دون وجود وسيط.
6. التنظيم المركب:
يُستخدم في المنظمات التي تعتمد على إنتاج منتجات عدة لأنواع مختلفة من العملاء أيضاً وعلى رقعة جغرافية واسعة، ويحتاج إلى مستوى عالٍ من التنسيق والتعاون؛ إذ يتم دمج أكثر من نوع من التنظيمات فيه لإتمام الأعمال، وعلى الرغم من مزاياه الكثيرة إلا أنَّه يعاني من مشكلة أساسية تتمثل في صعوبة السيطرة عليه بسبب كبر حجمه.
في الختام:
من خلال الوظائف والمهام المناطة بعمل مدير المبيعات يمكن القول: يجب أن تتوفر فيه صفات محددة يستطيع من خلالها إنجاز الأعمال الموكلة إليه وأهمها الخبرة الميدانية الجيدة في العمل البيعي، ومؤهل علمي جيد في مجال التسويق أو إدارة المبيعات، إضافة إلى أنَّ لديه الرغبة في التدريب وتلقي التدريب أيضاً، فإدارة المبيعات تتضمن مجموعة من العمليات التي تحتاج إلى خبرة كبيرة من قِبل المدير لإنجازها والحصول على أرباح المنظمة ورضى العملاء بالوقت ذاته.
